举办虚拟学术会议的5个建议

数百年来，学术会议一直是学术界的基石。在某种程度上，几乎每一个学术或科学领域的研究生都有机会参与组织这样的活动。

技术进步给包括学术界在内的许多行业的运作和沟通方式带来了重大变化和创新。Covid-19大流行是一种催化剂，使许多面对面的活动转移到网上，试图保持学术会议的网络联系和信息共享的好处，同时减少旅行和保持物理距离。

大流行加上日益数字化的世界，使人们更加习惯于虚拟会议，虚拟会议的受欢迎程度直线上升。

尽管许多研究人员对虚拟会议持批评态度，因为虚拟会议缺乏友谊和建立人脉的机会，但虚拟会议也有很多好处。它们比面对面的活动更划算，减少旅行意味着减少对环境的影响，而且它们可以容纳更多的演讲者和参与者。基于这些原因，虚拟会议很可能会继续存在下去。

很有可能你帮助组织的第一次会议不会亲自举行，这让你想:我该如何组织一次虚拟学术会议?

这里有5个技巧可以帮助你计划一个有价值的、组织良好的虚拟活动:

表的内容

1.保持会议时间短

无论是面对面的还是虚拟的，一个成功的学术会议都充满了相关的、有趣的、能吸引与会者注意力的内容。对于计划虚拟会议的组织者来说，保持与会者的注意力是一项更加困难的任务。参加虚拟会议的人通常是在舒适的家里或办公室里参加这些活动的，这意味着有很多潜在的干扰来转移他们的注意力。

短课程比长课程更有可能保持与会者的注意力。无论是主题演讲、海报还是小组讨论，都要确保它简短、切中要点、吸引人。

短时间的演讲也有助于让演讲者专注于任务和注意力。当分享一定数量的信息的时间有限时，演讲者不太可能跑题，而参会者也不太可能用不相关的问题或偏离正在讨论的主题的对话打断。

大多数传统的会议都在20分钟左右。对于虚拟会议，我们建议将会议的最大时长设置为15分钟。在规划过程的早期就确定每一届会议的最大长度是很重要的，因为这将影响提交的论文和摘要的最大长度。一定要在你的征文中包含这些信息。

对虚拟会议的主要批评之一和参加虚拟会议的学者最常见的抱怨之一是，与面对面的会议相比，虚拟会议缺乏互动和参与。虽然大多数研究人员参加会议是为了分享他们的工作，了解他们领域的新发展，但网络是学术会议中非常有价值的元素。

面对面会议的自然结构在会议之间留出了时间，允许人们从会议场地的一个地方到另一个地方，或者满足个人需求。这段时间也用于建立人际关系——与你研究领域里志同道合的研究人员联系，与你认识的人联系，向你不认识的人介绍自己。虚拟会议使这些互动变得困难。

确保你的虚拟活动具有互动性和吸引力的一种方法便是包含像海报会议这样的互动环节。海报会议允许研究人员通过视觉海报分享他们的工作。在面对面的会议上，这些文件将被展示在一个大房间里，并由研究人员陪同，解释他们的工作，提出问题，并征求反馈。

虚拟海报会议的运作方式有所不同。虚拟会议组织者的任务是设置多个数字休息室，而不是把几十名演讲者和数百名与会者挤在一个巨大的会议室里。这是一种全新的海报会议，但如果组织得当的话软件的帮助在美国，它仍然允许参与者进行互动、建立网络，并对彼此的工作提供有价值的反馈。

系统崩溃是每个虚拟会议组织者最可怕的噩梦，对主持人来说也是非常糟糕的。

对于亲自参加会议的策划者来说，场地是最重要的决定之一。会场必须足够大，能容纳所有的与会者。它必须是舒适的，它必须包含足够多的独立房间和足够多的公共空间，以适应特定活动的独特需求。

对于虚拟会议，你的软件就是你的场地，如果有一件事是虚拟会议组织者必须做好的，那就是软件的选择。

您选择用于运行会议的软件必须足够强大，以适应您预期的参会人数。它必须具有足够的用户友好性，以便虚拟参与者能够轻松地导航注册、会话选择和交互组件。它必须足够可靠，不会崩溃，它必须提供足够的休息室，以允许您的活动所需的全体会议或海报会议的数量。

市面上有许多软件解决方案，所以为了确保您选择了正确的一个，请阅读评论并请求一个演示来查看平台的实际运行情况。创建一个列出平台中所有必须具备的特性和功能的列表，并在产品演示时随身携带。列一个优缺点清单，当你和组委会的其他成员讨论这些选择时，你可以参考它。

留出时间让你的演讲者聚在一起进行练习是虚拟会议计划过程中的一个关键元素。我们提到了确保在你的活动中呈现的内容是有趣和吸引人的重要性，确保你的演讲者准备充分是这一点的关键因素。

安排与演讲者的练习可以完成以下三件事:

它为你的演讲者提供了一个与观众练习演讲的机会，观众的头脑中有更多的东西，而不仅仅是正在讨论的研究。
它能确保每次演示都能在你为演讲者设定的最长时间内进行。作为组织者，你可以通过问自己(和主讲人)一些问题来分析练习环节，比如这个演示是否太长了?停顿是否太多?每一部分都是必要的吗?是否可以添加一些元素来鼓励观众的参与和参与?
演习提供了技术检查。您的软件是否按预期运行?当练习参与者登录或切换演示室或休息室时，有任何故障吗?主讲人是否了解如何操作他们那边的会议策划软件?你提供的说明是否足够清晰，或者是否需要更新?

有很多潜在的错误是可以通过练习来避免的。